เทคโนโลยีช่วยปกป้องข้อมูลตาม PDPA ได้อย่างไร? 5 เครื่องมือที่ SME ควรรู้จัก

แต่เมื่อกลับมาดูการทำงานจริง ฝ่ายขายยังแชร์ไฟล์รายชื่อลูกค้าผ่านลิงก์ที่เปิดให้เข้าถึงได้หลายคน ฝ่าย HR ยังคงจัดเก็บเอกสารพนักงานไว้ในโฟลเดอร์ส่วนกลาง ขณะที่บัญชีผู้ใช้งานของพนักงานบางคนยังมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่ไม่จำเป็นต่อหน้าที่ของตนเอง สถานการณ์แบบนี้ไม่ได้หมายความว่าองค์กรไม่มีความตั้งใจที่จะปกป้องข้อมูล แต่สะท้อนให้เห็นว่าการมีนโยบายเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ หากองค์กรยังไม่มีระบบและกระบวนการที่ช่วยให้ปฏิบัติตามนโยบายได้จริง สำหรับธุรกิจ SME ที่ต้องบริหารทั้งคน งาน และต้นทุนไปพร้อมกัน การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการข้อมูลจึงเป็นอีกหนึ่งแนวทางสำคัญในการลดความเสี่ยงและทำให้การดูแลข้อมูลเป็นระบบมากขึ้น

PDPA ไม่ใช่แค่เรื่องเอกสาร แต่เป็นเรื่องของการจัดการข้อมูลในทุกวัน

การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA เกี่ยวข้องกับการเก็บรวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูล โดยองค์กรต้องพิจารณาฐานทางกฎหมาย วัตถุประสงค์ในการประมวลผล และหน้าที่อื่นที่เกี่ยวข้องตามลักษณะของข้อมูลและกิจกรรมที่ดำเนินการในทางปฏิบัติ การดำเนินการเหล่านี้เกี่ยวข้องกับหลายส่วนของธุรกิจ ตั้งแต่การเก็บข้อมูลลูกค้าผ่านเว็บไซต์ การส่งข้อมูลให้ฝ่ายขาย การจัดเก็บเอกสารพนักงาน ไปจนถึงการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงไฟล์บน Cloud คำถามสำคัญจึงไม่ใช่เพียงบริษัทมีนโยบาย PDPA แล้วหรือยัง แต่รวมถึงบริษัทมีวิธีควบคุมการเข้าถึงข้อมูลอย่างไร รู้หรือไม่ว่าข้อมูลสำคัญถูกจัดเก็บอยู่ที่ไหน และมีแนวทางตรวจสอบเมื่อเกิดเหตุผิดปกติหรือไม่ เทคโนโลยีสามารถช่วยสนับสนุนการทำงานเหล่านี้ได้ โดยต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับความเสี่ยง ขนาดองค์กร และกระบวนการทำงานจริง

5 แนวทางด้านเทคโนโลยีที่ช่วยให้ SME ดูแลข้อมูลได้ดีขึ้น

1. ควบคุมสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล ให้แต่ละคนเห็นเท่าที่จำเป็น

หนึ่งในความเสี่ยงที่พบได้ในองค์กรคือ พนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์หรือระบบมากกว่าที่จำเป็นต่อการทำงาน

ตัวอย่างเช่น พนักงานฝ่ายขายอาจจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลลูกค้าที่ตนเองรับผิดชอบ แต่ไม่จำเป็นต้องเห็นเอกสารเงินเดือนของพนักงานทั้งบริษัท ในขณะที่ฝ่าย HR อาจต้องเข้าถึงเอกสารการจ้างงาน แต่ไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์จัดการข้อมูลลูกค้าในทุกระบบ องค์กรสามารถใช้ระบบ Identity and Access Management เพื่อกำหนดสิทธิ์ตามบทบาทหน้าที่ของผู้ใช้งาน พร้อมทบทวนและปรับเปลี่ยนสิทธิ์เมื่อมีการเปลี่ยนตำแหน่งหรือสิ้นสุดการจ้างงาน เทคโนโลยีอย่าง Microsoft Entra ID มีความสามารถด้านการจัดการตัวตนและการเข้าถึงระบบ โดยสามารถนำมาใช้ร่วมกับนโยบายและการตั้งค่าที่เหมาะสม เพื่อช่วยให้องค์กรบริหารบัญชีผู้ใช้งานและสิทธิ์การเข้าถึงได้เป็นระบบมากขึ้น สำหรับ SME การเริ่มต้นจากการสำรวจสิทธิ์ของผู้ใช้งานและกำหนดให้แต่ละคนเข้าถึงเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น ถือเป็นก้าวสำคัญในการลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่เหมาะสม

2. เพิ่มความปลอดภัยในการเข้าสู่ระบบ ด้วยการยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน

รหัสผ่านเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอในการปกป้องบัญชีผู้ใช้งาน โดยเฉพาะเมื่อพนักงานใช้ระบบอีเมลและ Cloud เพื่อทำงานกับข้อมูลสำคัญของบริษัท

หากรหัสผ่านถูกขโมยหรือถูกนำไปใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต ผู้ไม่หวังดีอาจพยายามเข้าถึงข้อมูลที่เชื่อมโยงกับบัญชีนั้นได้ Multi-Factor Authentication หรือ MFA เป็นวิธีเพิ่มขั้นตอนการยืนยันตัวตน เช่น การใช้รหัสผ่านร่วมกับการยืนยันผ่านแอปพลิเคชันหรือวิธีอื่นที่ระบบรองรับ ช่วยเพิ่มความยากในการเข้าถึงบัญชีเมื่อรหัสผ่านเพียงอย่างเดียวถูกเปิดเผย องค์กรสามารถพิจารณาใช้ MFA กับบัญชีที่มีความสำคัญ โดยเฉพาะบัญชีผู้ดูแลระบบ บัญชีที่เข้าถึงข้อมูลสำคัญ และบัญชีที่สามารถเข้าถึงระบบจากภายนอกองค์กร

อย่างไรก็ตาม MFA ไม่ได้ทำให้บัญชีปลอดภัยจากทุกความเสี่ยง องค์กรยังต้องดูแลอุปกรณ์ผู้ใช้งาน กำหนดนโยบายการเข้าสู่ระบบ และติดตามเหตุการณ์ผิดปกติควบคู่กันไป

3. ลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล ด้วยการควบคุมการใช้งานและแชร์ไฟล์

การแชร์ไฟล์ผ่านอีเมลและ Cloud ช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้น แต่หากตั้งค่าสิทธิ์ไม่เหมาะสม ข้อมูลอาจถูกเปิดเผยแก่บุคคลที่ไม่ควรเข้าถึงได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจแชร์เอกสารที่มีข้อมูลลูกค้าผ่านลิงก์ที่เปิดให้บุคคลภายนอกเข้าถึง หรือส่งไฟล์ข้อมูลสำคัญออกไปโดยไม่ได้ตรวจสอบผู้รับให้ถูกต้อง เทคโนโลยีด้าน Data Loss Prevention หรือ DLP สามารถช่วยตรวจจับและควบคุมการใช้งานข้อมูลบางประเภทตามนโยบายที่องค์กรกำหนด เช่น การแจ้งเตือนหรือจำกัดการดำเนินการบางอย่างเมื่อพบข้อมูลที่เข้าข่ายความเสี่ยง ในระบบ Microsoft 365 ความสามารถด้านการป้องกันข้อมูลและการกำกับดูแลสามารถนำมาใช้ร่วมกันได้ผ่านโซลูชันที่เหมาะสม เช่น Microsoft Purview โดยความสามารถที่ใช้ได้จริงขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์ ใบอนุญาต การตั้งค่า และขอบเขตการใช้งานขององค์กร สิ่งสำคัญคือ การใช้ DLP ไม่ได้หมายถึงการป้องกันข้อมูลรั่วไหลได้ทุกกรณี องค์กรต้องกำหนดประเภทข้อมูลที่ต้องการปกป้อง ออกแบบนโยบายให้สอดคล้องกับการทำงาน และทดสอบก่อนนำไปใช้จริง เพื่อไม่ให้การควบคุมที่เข้มงวดเกินไปกระทบต่อการทำงานตามปกติ

4. ตรวจสอบกิจกรรมบนระบบ เพื่อให้รู้เมื่อเกิดสิ่งผิดปกติ

หากมีผู้พยายามเข้าสู่ระบบจากสถานที่ที่ไม่คุ้นเคย หรือมีการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลสำคัญ องค์กรควรมีวิธีตรวจสอบว่าเกิดอะไรขึ้นและจำเป็นต้องดำเนินการอย่างไร ระบบบันทึกกิจกรรมหรือ Audit Logs สามารถช่วยเก็บข้อมูลเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระบบตามความสามารถและการตั้งค่าของแต่ละแพลตฟอร์ม ทำให้ผู้ดูแลสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้เมื่อมีเหตุการณ์ที่ต้องสอบสวน องค์กรยังสามารถพิจารณาใช้ระบบแจ้งเตือนหรือเครื่องมือวิเคราะห์เหตุการณ์ด้านความปลอดภัย เพื่อช่วยระบุพฤติกรรมที่อาจผิดปกติและสนับสนุนการตอบสนองต่อเหตุการณ์ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม การมี Log ไม่ได้หมายความว่าองค์กรจะตรวจพบทุกเหตุการณ์โดยอัตโนมัติ จำเป็นต้องกำหนดว่าจะเก็บข้อมูลอะไร เก็บไว้นานเท่าใด ใครมีสิทธิ์ตรวจสอบ และจะดำเนินการอย่างไรเมื่อพบเหตุการณ์ที่น่าสงสัย การออกแบบกระบวนการตรวจสอบให้เหมาะสมจึงสำคัญพอ ๆ กับการเลือกใช้เครื่องมือ

5. จัดการข้อมูลตลอดวงจรชีวิต ตั้งแต่การเก็บจนถึงการลบ

ข้อมูลที่องค์กรจัดเก็บไว้ไม่ควรถูกปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีการทบทวน เพราะเมื่อเวลาผ่านไป บริษัทอาจมีข้อมูลซ้ำซ้อน ข้อมูลที่ไม่จำเป็นต่อการใช้งานแล้ว หรือเอกสารที่ไม่มีผู้รับผิดชอบชัดเจน การจัดการวงจรชีวิตข้อมูล หรือ Data Lifecycle Management ช่วยให้องค์กรกำหนดแนวทางตั้งแต่การสร้างหรือเก็บข้อมูล การจัดประเภท การจัดเก็บ การใช้งาน การเก็บรักษา ไปจนถึงการลบหรือทำลายข้อมูลเมื่อถึงเวลาที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจกำหนดวิธีจัดการข้อมูลผู้สมัครงานที่ไม่ได้รับคัดเลือก หรือกำหนดระยะเวลาจัดเก็บเอกสารบางประเภทให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ฐานทางกฎหมาย และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

เทคโนโลยีสามารถช่วยสนับสนุนกระบวนการนี้ได้ แต่การกำหนดระยะเวลาและเงื่อนไขในการเก็บข้อมูลยังต้องอาศัยการพิจารณาจากผู้รับผิดชอบที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรกำหนดให้ลบข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติโดยไม่ตรวจสอบข้อกำหนดทางกฎหมายหรือความจำเป็นทางธุรกิจ เมื่อองค์กรรู้ว่าข้อมูลอยู่ที่ไหน ใครรับผิดชอบ และต้องจัดการอย่างไรในแต่ละช่วงเวลา ก็จะสามารถบริหารความเสี่ยงได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

เทคโนโลยีที่ดี ต้องทำงานร่วมกับกระบวนการที่เหมาะสม

แม้เทคโนโลยีจะช่วยเพิ่มความสามารถในการควบคุมและดูแลข้อมูล แต่การซื้อซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้องค์กรปลอดภัยโดยอัตโนมัติ

หากกำหนดสิทธิ์ไม่เหมาะสม ตั้งค่านโยบายไม่สอดคล้องกับการทำงาน หรือไม่มีผู้รับผิดชอบตรวจสอบเหตุการณ์ ระบบที่ลงทุนไปก็อาจไม่สามารถลดความเสี่ยงได้อย่างที่คาดหวัง

ธุรกิจจึงควรเริ่มจากการทำความเข้าใจปัญหาที่มีอยู่จริงก่อน เช่น ข้อมูลสำคัญอยู่ในระบบไหน ผู้ใช้งานมีสิทธิ์อะไรบ้าง มีการแชร์ข้อมูลออกไปภายนอกอย่างไร และองค์กรต้องการควบคุมความเสี่ยงประเภทใด

จากนั้นจึงค่อยเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม พร้อมวางแผนการตั้งค่า การทดสอบ การกำหนดผู้รับผิดชอบ และการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง

เก้าพันวาช่วยองค์กรวางแนวทางด้านเทคโนโลยีเพื่อดูแลข้อมูลได้อย่างไร?

สำหรับธุรกิจ SME ที่มีข้อจำกัดด้านบุคลากร เวลา หรือความเชี่ยวชาญในการดูแลระบบ การประเมินเทคโนโลยีที่มีอยู่และเลือกแนวทางปรับปรุงให้เหมาะสมอาจเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วย

เก้าพันวา ในฐานะ Technology SI Partner สามารถเป็นส่วนหนึ่งในการให้คำปรึกษาและวางแนวทางด้านเทคโนโลยีให้สอดคล้องกับบริบทขององค์กร โดยเริ่มจากการทำความเข้าใจระบบที่ใช้งานอยู่ ปัญหาที่ต้องการแก้ไข และเป้าหมายด้านความปลอดภัยของธุรกิจ

แนวทางการทำงานสามารถครอบคลุมการประเมินความต้องการด้านเทคโนโลยี การออกแบบแนวทางควบคุมสิทธิ์เข้าถึง การพิจารณาโซลูชันด้าน Data Security และ Cybersecurity ตลอดจนการวางแผนติดตั้ง ปรับปรุงระบบ และดูแลการใช้งานตามขอบเขตบริการที่ตกลงกัน

จุดสำคัญไม่ได้อยู่ที่การนำเครื่องมือให้ได้มากที่สุด แต่อยู่ที่การเลือกใช้เทคโนโลยีให้เหมาะกับปัญหา ลดความซับซ้อนที่ไม่จำเป็น และช่วยให้องค์กรสามารถนำระบบไปใช้งานได้จริง

ทั้งนี้ เทคโนโลยีเป็นส่วนหนึ่งของการสนับสนุนการปฏิบัติตาม PDPA ไม่สามารถใช้แทนการประเมินหน้าที่ทางกฎหมายหรือรับประกันได้ว่าองค์กรจะปฏิบัติตามกฎหมายครบถ้วนทุกประการ การดำเนินงานจึงควรประสานกับผู้รับผิดชอบด้านกฎหมายและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กรด้วย

เริ่มต้นจากการรู้ว่าระบบของคุณมีจุดเสี่ยงตรงไหน

หากวันนี้บริษัทของคุณยังไม่แน่ใจว่าการจัดการสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลมีความเหมาะสมหรือไม่ ไฟล์สำคัญถูกแชร์ออกไปอย่างไร หรือระบบที่ใช้อยู่รองรับการควบคุมข้อมูลได้เพียงพอหรือยัง การเริ่มต้นสำรวจระบบปัจจุบันจะช่วยให้องค์กรมองเห็นสิ่งที่ควรปรับปรุงได้ชัดเจนขึ้น

เพราะการปกป้องข้อมูลที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เริ่มจากการซื้อเครื่องมือที่ซับซ้อนที่สุด แต่เริ่มจากการเข้าใจความเสี่ยงขององค์กร และเลือกเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์การทำงานได้อย่างเหมาะสม

เก้าพันวาพร้อมให้คำปรึกษาด้านเทคโนโลยี เพื่อช่วยให้องค์กรประเมินความต้องการและวางแนวทางพัฒนาระบบให้เหมาะกับธุรกิจ

ติดต่อเก้าพันวาเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความต้องการด้าน Cybersecurity และ Data Security ขององค์กร