ใช้ Microsoft 365 ทุกวัน แล้ว Security Configuration ขององค์กรล่ะ?

Microsoft 365 กลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานในหลายองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารผ่าน Teams การจัดเก็บและแชร์ไฟล์บน SharePoint และ OneDrive การใช้งานอีเมล หรือการทำงานร่วมกันผ่านเครื่องมือต่าง ๆ ใน Microsoft 365

เมื่อระบบเหล่านี้กลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานในทุกวัน สิ่งที่เปลี่ยนตามมาด้วยก็คือจำนวนผู้ใช้งาน ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บ รูปแบบการเข้าถึง และวิธีการทำงานของแต่ละทีม

แต่มีเรื่องหนึ่งที่อาจไม่ได้ถูกทบทวนบ่อยเท่ากับการใช้งาน นั่นคือ Security Configuration ของ Microsoft 365

สิทธิ์ที่เคยเหมาะสม อาจไม่เหมาะสมในวันนี้

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรหรือโครงสร้างทีม สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลก็มีโอกาสเปลี่ยนตามไปด้วย

พนักงานคนหนึ่งอาจย้ายทีม เปลี่ยนหน้าที่ หรือไม่ได้มีความจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลบางประเภทเหมือนเดิม ขณะที่ผู้ใช้งานใหม่อาจได้รับสิทธิ์เพื่อให้สามารถเริ่มงานได้อย่างรวดเร็ว

ในระหว่างกระบวนการเหล่านี้ สิ่งที่องค์กรควรกลับมาทบทวนคือ ใครสามารถเข้าถึงอะไรได้บ้าง และสิทธิ์เหล่านั้นยังจำเป็นกับการทำงานในปัจจุบันหรือไม่

เพราะ Security ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเครื่องมือเพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับการกำหนดสิทธิ์และการตั้งค่าที่สอดคล้องกับบริบทขององค์กรด้วย

มี Microsoft Security ไม่ได้หมายความว่าไม่ต้องทบทวนอีก

Microsoft 365 มีความสามารถด้าน Security หลายส่วนที่ช่วยให้องค์กรสามารถดูแลผู้ใช้งาน ข้อมูล และการเข้าถึงระบบได้อย่างเป็นระบบ

แต่การมีฟีเจอร์อยู่ในระบบกับการนำฟีเจอร์เหล่านั้นมาใช้งานอย่างเหมาะสม เป็นคนละเรื่องกัน

บางองค์กรอาจมี Security Feature ที่สามารถนำมาใช้ได้ แต่ยังไม่ได้เปิดใช้งาน บางองค์กรอาจเปิดใช้งานแล้ว แต่การตั้งค่าอาจไม่สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานในปัจจุบัน หรือบางส่วนอาจไม่เคยถูกตรวจสอบหลังจากที่องค์กรมีการเปลี่ยนแปลง จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมการทบทวน Microsoft 365 Security Configuration จึงไม่ควรเป็นสิ่งที่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วจบ

แล้วองค์กรควรเริ่มตรวจสอบจากตรงไหน?

คำถามสำคัญอาจไม่ใช่ “องค์กรมี Security เพียงพอหรือยัง” แต่เป็น

“ตอนนี้เรามองเห็นภาพ Security ขององค์กรชัดแค่ไหน?”

การประเมิน Security ช่วยให้องค์กรมองเห็นภาพของสิ่งที่เกิดขึ้นในระบบได้ชัดเจนขึ้น ตั้งแต่การตั้งค่าด้าน Security การจัดการสิทธิ์การเข้าถึง ไปจนถึงจุดที่ควรได้รับการปรับปรุงให้เหมาะสมกับการใช้งานจริง เมื่อมองเห็นภาพเหล่านี้แล้ว องค์กรจึงสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ว่าเรื่องไหนควรแก้ไขก่อน เรื่องไหนควรปรับปรุง และส่วนไหนที่สามารถยกระดับ Security ได้ในระยะต่อไป

นี่คือจุดที่ Microsoft Security Assessment เข้ามามีบทบาท

Security Assessment ไม่ได้เริ่มจากการบอกว่าองค์กรมีปัญหา

การทำ Security Assessment ไม่ควรถูกมองว่าเป็นการค้นหาว่า “ระบบขององค์กรมีปัญหาอะไร” เพียงอย่างเดียว แต่ควรเป็นการทำความเข้าใจว่า Security ที่องค์กรมีอยู่ในปัจจุบัน สอดคล้องกับการใช้งานจริงมากน้อยแค่ไหน

เพราะแต่ละองค์กรมีรูปแบบการทำงาน ผู้ใช้งาน ข้อมูล และความต้องการด้าน Security ที่แตกต่างกัน การประเมินจึงช่วยให้องค์กรมองเห็นบริบทของตัวเองได้ชัดขึ้น แทนที่จะใช้แนวทางเดียวกับทุกองค์กร

และบางครั้งสิ่งที่ได้จากการประเมินอาจไม่ใช่การค้นพบปัญหาใหญ่ แต่เป็นการยืนยันว่า Security ที่มีอยู่เหมาะสมแล้ว หรือทำให้เห็นว่ามีบางจุดที่สามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นได้

ถึงเวลาหรือยังที่จะกลับมามอง Security ของ Microsoft 365?

หากองค์กรใช้ Microsoft 365 มาเป็นระยะเวลาหนึ่ง มีการเพิ่มจำนวนผู้ใช้งาน เปลี่ยนแปลงโครงสร้างทีม หรือมีการนำข้อมูลสำคัญเข้ามาอยู่บนระบบมากขึ้น การกลับมาทบทวน Security Configuration ก็เป็นอีกเรื่องที่ควรอยู่ในรายการที่องค์กรให้ความสำคัญ เพราะเมื่อวิธีการทำงานเปลี่ยนไป Security ก็ควรได้รับการทบทวนให้เดินไปพร้อมกัน

เริ่มต้นจากการมองเห็นภาพรวมของ Security ก่อน แล้วจึงวางแนวทางปรับปรุงให้เหมาะกับองค์กร

ขอ Free Security Assessment

Kaopanwa ช่วยองค์กรประเมินภาพรวม Microsoft Environment เพื่อมองหา Security Configuration และจุดที่ควรได้รับการทบทวน พร้อมช่วยให้องค์กรมองเห็นแนวทางในการยกระดับ Security ให้เหมาะกับการใช้งานจริง