ซื้อ Microsoft 365 Copilot มาแล้ว แต่ทำไมพนักงานยังใช้งานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ?
หลายองค์กรเริ่มลงทุนกับ Microsoft 365 Copilot ด้วยความคาดหวังว่าจะช่วยลดภาระงาน เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน และยกระดับ Productivity ของพนักงาน แต่หลังจากซื้อ License และเปิดให้ใช้งานจริง กลับพบว่าผลลัพธ์ไม่ได้เป็นไปตามที่คาดหวัง
พนักงานบางส่วนยังไม่รู้ว่าจะเริ่มใช้งานอย่างไร บางคนทดลองใช้เพียงไม่กี่ครั้งแล้วกลับไปทำงานแบบเดิม ขณะที่บางแผนกยังไม่เห็น Use Case ที่เกี่ยวข้องกับงานของตัวเองอย่างชัดเจน
คำถามจึงไม่ใช่แค่ว่าองค์กรมี Microsoft 365 Copilot แล้วหรือยัง แต่คือ องค์กรพร้อมหรือไม่ที่จะทำให้พนักงานนำ Copilot มาใช้กับงานจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ?
เพราะการนำ AI เข้ามาใช้ในองค์กรให้เกิดผลลัพธ์ ไม่ได้จบแค่การซื้อ License แต่ต้องอาศัยการวางแผน ทดลองใช้งาน และส่งเสริมให้เกิดการใช้งานอย่างต่อเนื่อง
5 ปัญหาที่องค์กรอาจต้องเจอ เมื่อนำ Microsoft 365 Copilot มาใช้งาน
1. มี License แต่พนักงานไม่รู้ว่าจะนำไปใช้กับงานอะไร
หนึ่งในปัญหาที่พบได้บ่อยคือ พนักงานรู้ว่า Copilot สามารถช่วยทำงานได้ แต่ยังไม่เข้าใจว่าจะนำมาใช้กับงานประจำวันของตัวเองอย่างไร ตัวอย่างเช่น
ฝ่าย HR ไม่แน่ใจว่าจะใช้ Copilot ช่วยจัดทำเอกสารหรือสรุปข้อมูลผู้สมัครอย่างไร
ฝ่าย Sales ยังไม่รู้ว่าจะใช้ Copilot วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าและจัดทำรายงานได้อย่างไร
ฝ่าย Marketing ยังไม่คุ้นเคยกับการใช้ AI ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลและวางแผนคอนเทนต์
ฝ่าย Management ยังไม่ทราบว่าจะใช้ Copilot สรุปข้อมูลจากเอกสารหลายชุดเพื่อประกอบการตัดสินใจได้อย่างไร
เมื่อพนักงานไม่เห็นความเชื่อมโยงระหว่าง Copilot กับงานที่ทำอยู่ การใช้งานก็อาจจำกัดอยู่เพียงการทดลองถามคำถามทั่วไป และไม่ได้กลายเป็นเครื่องมือที่ใช้ในกระบวนการทำงานจริง
สิ่งที่องค์กรต้องทำ: เริ่มจากการค้นหา Use Case ที่เหมาะกับแต่ละแผนก และเลือกงานที่ Copilot สามารถเข้ามาช่วยลดขั้นตอนหรือเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างชัดเจน
2. พนักงานใช้ไม่เป็น และยังขาดทักษะในการสั่งงาน AI
แม้ Copilot จะถูกออกแบบมาให้ใช้งานร่วมกับ Microsoft 365 ได้ แต่การจะได้ผลลัพธ์ที่ตรงความต้องการยังขึ้นอยู่กับวิธีการสั่งงาน หรือ Prompt ที่ผู้ใช้ป้อนเข้าไป
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่
ไม่รู้ว่าจะเขียน Prompt อย่างไรให้ได้คำตอบตรงโจทย์
ให้ข้อมูลไม่เพียงพอ ทำให้ผลลัพธ์ไม่ตรงกับความต้องการ
ไม่ทราบวิธีปรับแต่งคำสั่งเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
ไม่รู้ว่าควรใช้ Copilot ในแต่ละแอปพลิเคชันอย่างไรให้เหมาะกับงาน
ผลลัพธ์คือพนักงานอาจรู้สึกว่า Copilot ไม่ได้ช่วยประหยัดเวลาอย่างที่คิด และกลับไปทำงานด้วยวิธีเดิมที่คุ้นเคย
สิ่งที่องค์กรต้องทำ: จัดอบรมและให้คำแนะนำผ่านสถานการณ์ทำงานจริง (Practical Use Cases) เพื่อให้พนักงานเข้าใจวิธีใช้ Copilot และสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับหน้าที่ของตัวเองได้
3. กังวลเรื่องความปลอดภัย และการเข้าถึงข้อมูลภายในองค์กร
การนำ AI มาใช้กับข้อมูลขององค์กรย่อมมาพร้อมกับคำถามด้านความปลอดภัย โดยเฉพาะองค์กรที่มีข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลทางการเงิน เอกสารภายใน และข้อมูลด้านบุคลากร
สิ่งที่ IT Manager และผู้บริหารต้องพิจารณา ได้แก่
Copilot สามารถเข้าถึงข้อมูลใดได้บ้าง?
หากพนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารที่ไม่ควรเห็น จะเกิดอะไรขึ้น?
ข้อมูลที่มีการแชร์ภายในองค์กรได้รับการกำหนดสิทธิ์อย่างเหมาะสมแล้วหรือไม่?
องค์กรมีแนวทางควบคุมและกำกับดูแลการใช้งาน AI อย่างไร?
ประเด็นสำคัญคือ Microsoft 365 Copilot ทำงานโดยอ้างอิงข้อมูลที่ผู้ใช้งานมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว ดังนั้น หากองค์กรมีการตั้งค่าสิทธิ์เข้าถึงเอกสารหรือการแชร์ข้อมูลที่ไม่เหมาะสม ก็อาจทำให้ข้อมูลถูกค้นพบโดยผู้ใช้งานที่ไม่ควรเข้าถึงได้ สิ่งที่องค์กรต้องทำ: ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล (Permissions) ทบทวนการแชร์เอกสาร และวางแนวทางด้าน Data Governance และ Security ก่อนขยายการใช้งาน Copilot ในวงกว้าง
Microsoft Adoption+1
4. แต่ละแผนกใช้งานไม่เหมือนกัน ทำให้การนำไปใช้ทั้งองค์กรเป็นเรื่องยาก
องค์กรไม่ได้มีเพียงรูปแบบการทำงานเดียว แต่ละแผนกมีหน้าที่ เครื่องมือ และกระบวนการทำงานที่แตกต่างกัน การจัดอบรมแบบเดียวกันให้พนักงานทุกคนจึงอาจไม่ตอบโจทย์ เพราะสิ่งที่ฝ่ายบัญชีต้องการจาก Copilot ย่อมแตกต่างจากฝ่าย HR, Sales หรือ Marketing
ตัวอย่างเช่น
แผนก | ตัวอย่างการนำ Copilot มาใช้ |
HR | สรุปข้อมูลและช่วยจัดทำเอกสาร |
Sales | สรุปการประชุมและเตรียมข้อมูลลูกค้า |
Marketing | ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลและวางแผนคอนเทนต์ |
Finance | วิเคราะห์ข้อมูลและจัดทำรายงานใน Excel |
Management | สรุปข้อมูลจากหลายแหล่งเพื่อประกอบการตัดสินใจ |
หากไม่มีการกำหนดแนวทางการใช้งานที่เหมาะสมกับแต่ละบทบาท พนักงานอาจไม่สามารถนำ Copilot ไปใช้ได้เต็มศักยภาพ
สิ่งที่องค์กรต้องทำ: วางแผน Microsoft 365 Adoption โดยแบ่งกลุ่มผู้ใช้งานตามแผนกและลักษณะงาน พร้อมจัดทำ Use Case และแนวทางการเรียนรู้ที่เหมาะสมกับแต่ละกลุ่ม
5. ไม่สามารถวัดผลได้ว่า Copilot คุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่
หลังจากองค์กรลงทุนซื้อ License และเริ่มใช้งานไปแล้ว ผู้บริหารย่อมต้องการทราบว่าการลงทุนครั้งนี้สร้างผลลัพธ์อะไรกลับมาบ้าง
แต่หากไม่มีการกำหนดตัวชี้วัดตั้งแต่ต้น องค์กรอาจตอบคำถามเหล่านี้ไม่ได้
พนักงานใช้ Copilot อย่างต่อเนื่องหรือไม่?
งานประเภทใดที่สามารถลดระยะเวลาการทำงานได้?
แต่ละแผนกนำ Copilot ไปใช้กับงานจริงมากน้อยแค่ไหน?
การลงทุนใน License สร้างประโยชน์ทางธุรกิจได้อย่างไร?
การดูเพียงจำนวน License ที่ซื้อหรือจำนวนผู้ที่เปิดใช้งาน จึงยังไม่เพียงพอที่จะสะท้อนความสำเร็จของการนำ AI มาใช้
สิ่งที่องค์กรต้องทำ: กำหนด KPI และติดตามผลการใช้งาน เช่น ความถี่ในการใช้งาน จำนวนผู้ใช้งานที่ Active งานที่ลดขั้นตอนได้ และความคิดเห็นจากพนักงาน เพื่อนำข้อมูลมาปรับปรุงแนวทาง Adoption อย่างต่อเนื่อง
Microsoft Learn+1
Copilot Pilot จุดเริ่มต้นก่อนขยาย AI สู่การทำงานทั้งองค์กร
เมื่อองค์กรเห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการนำ Copilot มาใช้งาน การเริ่มต้นด้วยการทดลองใช้ (Copilot Pilot) จึงเป็นแนวทางที่ช่วยให้องค์กรประเมินความพร้อมและเรียนรู้จากการใช้งานจริงก่อนขยายผล
แทนที่จะเปิดใช้งานพร้อมกันทุกแผนก องค์กรสามารถเริ่มจากกลุ่มพนักงานที่มีความพร้อม หรือแผนกที่มี Use Case ชัดเจน เพื่อทดสอบว่า Copilot สามารถตอบโจทย์การทำงานได้จริงหรือไม่
แนวทางการทำ Copilot Pilot ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน
1. Assess & Plan
ประเมินความพร้อมขององค์กร ทั้งด้านระบบ Microsoft 365 ข้อมูล สิทธิ์การเข้าถึง และกำหนดเป้าหมายการทดลองใช้
2. Select Pilot Users & Use Cases
คัดเลือกกลุ่มผู้ใช้งานและแผนกนำร่อง พร้อมกำหนด Use Case ที่สอดคล้องกับงานจริง
3. Enable & Adopt
แนะนำการใช้งาน Copilot ผ่านการอบรม การฝึกปฏิบัติ และสนับสนุนให้พนักงานนำไปใช้ในงานประจำวัน
4. Measure & Optimize
ติดตามผลการใช้งาน รวบรวม Feedback ประเมินผลลัพธ์ และนำข้อมูลมาปรับปรุงก่อนขยายสู่แผนกอื่น
Microsoft Adoption+2
Microsoft 365 Adoption ทำให้ Copilot กลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานจริง
การทดลองใช้เพียงอย่างเดียวอาจยังไม่เพียงพอ หากองค์กรต้องการให้ Copilot กลายเป็นเครื่องมือที่พนักงานใช้งานอย่างต่อเนื่อง
Microsoft 365 Adoption จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน โดยครอบคลุมทั้งการสร้างความเข้าใจ การพัฒนาทักษะ และการติดตามผลการใช้งาน
สิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญ ได้แก่
User Training: ถ่ายทอดความรู้และฝึกใช้งาน Copilot ตามลักษณะงานของแต่ละแผนก
Change Management: สื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงประโยชน์และแนวทางการนำ AI มาใช้
Adoption Champion: แต่งตั้งตัวแทนในแต่ละแผนกเพื่อช่วยแนะนำและส่งเสริมการใช้งาน
Usage Monitoring: ติดตามพฤติกรรมการใช้งานและรับ Feedback เพื่อนำมาปรับปรุง
Continuous Improvement: พัฒนา Use Case และขยายการใช้งานตามผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริง
แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรไม่หยุดอยู่แค่การทดลองใช้ แต่สามารถพัฒนาการใช้งาน Copilot ให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานในระยะยาวได้
Microsoft Adoption+1
เริ่มต้น Microsoft 365 Copilot อย่างมั่นใจ ด้วย Copilot Pilot จาก Kaopanwa
การลงทุนใน AI จะสร้างคุณค่าได้มากขึ้น เมื่อองค์กรรู้ว่าจะนำเทคโนโลยีมาใช้แก้ปัญหาอะไร และสามารถทำให้พนักงานใช้งานได้จริง
Kaopanwa พร้อมสนับสนุนองค์กรในการเริ่มต้น Microsoft 365 Copilot ผ่านแนวทาง Copilot Pilot และ Microsoft 365 Adoption ตั้งแต่การประเมินความพร้อม การกำหนด Use Case การทดลองใช้งาน ไปจนถึงการส่งเสริมให้พนักงานนำ Copilot มาประยุกต์ใช้กับงานประจำวัน
เพื่อให้องค์กรสามารถเรียนรู้จากการใช้งานจริง ประเมินผลลัพธ์ และวางแผนขยายการใช้งาน AI ได้อย่างเหมาะสม
ความคิดเห็น