“Checklist สำคัญก่อนใช้ UC ลดความเสี่ยง เพิ่มความคุ้มค่า”

19 hours ago
1 min read

ก่อนรวมระบบการสื่อสารให้เป็นหนึ่งเดียว ต้องประเมินโครงสร้าง คน และกระบวนการให้ชัดเจน

หลายองค์กรตัดสินใจลงทุนใน Unified Communications (UC) เพราะต้องการลดความซับซ้อนของระบบการสื่อสาร แต่คำถามสำคัญไม่ใช่ “ควรใช้ UC หรือไม่” หากเป็น “องค์กรพร้อมหรือยัง” UC ไม่ใช่แค่การติดตั้งระบบใหม่ แต่คือการปรับโครงสร้างการสื่อสารทั้งองค์กร ตั้งแต่เทคโนโลยี บุคลากร ไปจนถึงวัฒนธรรมการทำงาน หากข้ามขั้นตอนการประเมินความพร้อม ความคุ้มค่าอาจไม่เกิดขึ้นจริง

1) ถ้าระบบยังแยกส่วนชัดเจน นั่นคือสัญญาณแรกที่ควรทบทวน

โทรศัพท์ใช้ระบบหนึ่งChat ใช้อีกแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์อยู่อีกค่ายLog และ Report ต้องดึงจากหลายที่เมื่อระบบกระจัดกระจาย การบริหารจัดการย่อมซับซ้อนตามไปด้วย IT ต้องดูแลหลาย Vendor หลาย Interface หลายมาตรฐานความปลอดภัย คำถามคือ วันนี้องค์กรมีระบบสื่อสารที่แยกส่วนเกินไปหรือไม่หากคำตอบคือ “ใช่” แปลว่ามี Pain Point ชัดเจนที่ UC สามารถเข้ามาแก้ไขได้

2) ถ้า IT ใช้เวลาไปกับการแก้ปัญหาซ้ำ ๆ มากกว่าวางกลยุทธ์ แสดงว่ายังไม่พร้อม

องค์กรที่พร้อมใช้ UC ควรเห็นภาพชัดว่า IT ต้องการเปลี่ยนบทบาทจาก “ทีมแก้ปัญหาเฉพาะหน้า” ไปเป็น “ทีมวางระบบเชิงกลยุทธ์” หากวันนี้ IT ยังต้องแก้ปัญหาเรื่อง Login ไม่ได้ เสียงประชุมไม่มา การตั้งค่าไม่ตรง Policy ทั้งวันแปลว่ากระบวนการยังไม่ถูกจัดระเบียบ UC จะช่วยลดงานซ้ำซ้อนผ่านการรวมศูนย์และตั้งมาตรฐานกลาง แต่ก่อนจะไปถึงจุดนั้น องค์กรต้องพร้อมยอมรับการปรับกระบวนการทำงานให้เป็นระบบมากขึ้น

3) ถ้าการเติบโตเร็วกว่าโครงสร้างการสื่อสาร ความเสี่ยงกำลังเพิ่มขึ้น

หลายองค์กรขยายทีมอย่างรวดเร็ว เปิดสาขาเพิ่ม รับพนักงานใหม่ต่อเนื่องแต่ระบบสื่อสารยังใช้แนวคิดเดิม ผลที่ตามมาคือProvision ผู้ใช้ล่าช้าPolicy ไม่สอดคล้องกันมาตรฐานความปลอดภัยไม่เท่ากันทุกหน่วยงาน ก่อนใช้ UC ต้องประเมินว่าองค์กรมีแผนการเติบโตระยะกลางและระยะยาวชัดเจนหรือไม่ เพราะ UC คือโครงสร้างพื้นฐานที่ต้องรองรับการขยายตัว ไม่ใช่แค่แก้ปัญหาระยะสั้น

4) ถ้าผู้บริหารต้องการข้อมูลแบบเรียลไทม์ ระบบต้องตอบได้ทันที

องค์กรที่พร้อมใช้ UC มักมีความต้องการด้าน Data Visibility ชัดเจนผู้บริหารต้องการเห็น Report การใช้งาน การประชุม คุณภาพสัญญาณ หรือสถิติการติดต่อแบบรวมศูนย์ หากวันนี้ข้อมูลกระจัดกระจาย ต้องขอรายงานจากหลายฝ่าย หรือใช้เวลารวบรวมหลายวันUC จะช่วยเปลี่ยนข้อมูลเหล่านั้นให้เป็น Dashboard เดียว แต่ก่อนลงทุน ต้องชัดเจนก่อนว่าองค์กรต้องการวัดผลอะไร และใช้ข้อมูลนั้นเพื่อขับเคลื่อนธุรกิจอย่างไร

5) ถ้าวัฒนธรรมองค์กรยังไม่พร้อมเปลี่ยน ระบบใหม่ก็ไม่เกิดผล

UC ไม่ใช่แค่เทคโนโลยี แต่คือการเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานจากการเลือกใช้เครื่องมือเองตามความถนัดสู่การใช้แพลตฟอร์มกลางที่องค์กรกำหนด หากองค์กรยังไม่มีนโยบายชัดเจนเรื่อง Standard Toolหรือยังปล่อยให้แต่ละทีมเลือกใช้เครื่องมือสื่อสารต่างกันการนำ UC เข้ามาอาจเกิดแรงต้าน ความพร้อมที่แท้จริงจึงรวมถึงการสื่อสารภายใน การอบรม และการกำหนดแนวปฏิบัติร่วมกัน

6) ถ้าเป้าหมายไม่ชัด การลงทุนก็อาจไม่คุ้มค่า

ก่อนใช้ UC ควรถามให้ชัดว่า

ต้องการลดค่าใช้จ่ายด้านระบบสื่อสารหรือไม่
ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานข้ามทีมใช่หรือไม่
ต้องการยกระดับ Customer Experience หรือไม่
ต้องการเสริมความปลอดภัยด้านข้อมูลหรือไม่

การมีเป้าหมายชัดเจนจะช่วยให้เลือกโซลูชันและออกแบบโครงสร้างได้เหมาะสม ไม่ใช่ติดตั้งระบบแล้วค่อยหาวิธีใช้งานภายหลัง

ความพร้อมคือปัจจัยชี้วัดความสำเร็จของ UC

UC ไม่ใช่แค่เทคโนโลยีที่ช่วยรวม Call, Chat, Meetingแต่คือโครงสร้างการสื่อสารใหม่ของทั้งองค์กร

องค์กรที่พร้อม จะเห็นผลลัพธ์ชัดเจนIT ดูแลระบบง่ายขึ้นผู้บริหารเห็นข้อมูลภาพรวมพนักงานทำงานร่วมกันได้ลื่นไหลลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่สม่ำเสมอ

Kaopanwa พร้อมช่วยประเมินความพร้อมขององค์กรอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การวิเคราะห์โครงสร้างเดิม ออกแบบสถาปัตยกรรมที่เหมาะสม ไปจนถึงการวางแผน Migration และดูแลหลังติดตั้ง

เพราะการลงทุนใน UC ไม่ควรเป็นเพียงการซื้อระบบใหม่แต่ควรเป็นการวางรากฐานการสื่อสารที่มั่นคงสำหรับอนาคตขององค์กร